Warum ein Port Management Information System sowohl ERP als auch GIS benötigt

Ein Port Management Information System (PMIS) bringt Struktur in viele Bereiche des Hafenbetriebs. Häfen sind physische Umgebungen und ein großer Teil der in einem PMIS verwalteten Informationen beziehen sich auf Ereignisse, die an einem bestimmten Ort und zu einer bestimmten Zeit stattfinden.

Genau hier liegt unserer Ansicht nach der eigentliche Wert eines modernen PMIS. Wenn Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Funktionen direkt mit einer Geographic- Information-System (GIS)-basierten Sicht auf den Hafenbetrieb verbunden werden, erhalten Informationen einen räumlichen und operativen Kontext – Anstatt Geschäftsprozesse in einem System und den physischen Hafen in einem anderen zu verwalten, können verschiedene Abteilungen auf ein gemeinsames Bild zugreifen: was passiert? Wo passiert es und welche betrieblichen bzw. wirtschaftlichen Auswirkungen sind damit verbunden?

GISGRO ist ein PMIS, das ERP und GIS in einer einzigen visuellen Plattform vereint. ERP-Funktionen verwalten die Prozesse und Beziehungen hinter dem Hafenbetrieb, während GIS hilft diese Informationen im physischen Hafen zu verorten. Zusammen entsteht ein PMIS, dass nicht nur die Abläufe im Hafen abbildet, sondern auch den Hafen selbst.

Wie lassen sich getrennte Datensätze zu einer Hafenaktivität zusammenführen?

In Häfen entstehen enorme Mengen miteinander verknüpfter Informationen. Schiffsanläufe, Ladungsvorgänge, Dienstleistungen, Kunden, Verträge, Tarife und Rechnungen bilden die kaufmännische Seite des Betriebs. Liegeplätze, Kaianlagen, Lagerflächen, Maschinen und weitere Infrastruktur bilden die physische Umgebung. Beide Seiten beschreiben dieselben Hafenaktivitäten, doch häufig werden die Informationen in unterschiedlichen Systemen, Datensätzen oder organisatorischen Bereichen verwaltet.

Ein Schiffsanlauf als Beispiel verdeutlicht das potenzielle Problem: Aus betrieblicher Sicht kommt ein Schiff zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Liegeplatz an, benötigt bestimmte Dienstleistungen und schlägt möglicherweise Ladung um. Aus kaufmännischer Sicht umfasst dasselbe Ereignis einen Kunden, vertragliche Bedingungen, Leistungen, Tarife und schließlich eine Rechnung. Aus Sicht des Infrastrukturmanagements bedeutet es die Nutzung eines Liegeplatzes, einer Kaianlage und gegebenenfalls weiterer Hafenanlagen.

Dabei handelt es sich nicht um unterschiedliche Ereignisse, sondern um verschiedene Datensätze und Perspektiven auf dasselbe Ereignis.

Bleiben die Informationsebenen voneinander getrennt, kann jeder Bereich seine Aufgaben zwar weiterhin erfüllen, doch zwischen den Prozessen geht ein Teil des Zusammenhangs verloren. Der Hafenbetrieb weiß, was am Liegeplatz passiert ist, die Finanzabteilung weiß, was in Rechnung gestellt wurde, und das Infrastrukturmanagement kennt die vorhandenen Anlagen. Diese Informationen nachträglich zusammenzuführen, verursacht jedoch zusätzlichen Aufwand und führt häufig dazu, dass dieselben Daten mehrfach manuell erfasst werden. Ein PMIS optimiert den Prozess, da Zusammenhänge von Anfang an verwaltet und relevante Daten automatisch geteilt werden.

Was ERP und GIS jeweils beitragen

ERP-Funktionen schaffen die Struktur für die Verwaltung von Prozessen und kaufmännischen Beziehungen. Sie verknüpfen Schiffsanläufe mit Kunden, Dienstleistungen, Ladung, Verträgen und Tarifen. So können Informationen aus dem Hafenbetrieb in die Rechnungsstellung, das Berichtswesen und weitere Verwaltungsprozesse einfließen.

GIS ergänzt eine andere Art von Information: Den räumlichen Kontext. Ein Liegeplatz ist nicht einfach eine Kennnummer in einer Datenbank. Er ist ein physischer Teil des Hafens mit einer fest definierten Lage, Abmessungen, Bauwerken, Ausrüstung, Einschränkungen und Nutzungshistorie. Dasselbe gilt für Kaianlagen, Lagerflächen, Straßen, Versorgungsleitungen, Gebäude und weitere Infrastruktur.

Die Verbindung beider Funktionen in einem PMIS verknüpft den Geschäftsprozess mit der physischen Umgebung, in der er stattfindet. ERP zeigt, was wann für wen abgearbeitet wird und welche kaufmännischen Folgen daraus entstehen. GIS ergänzt, wo der Vorgang stattfindet, und welche Anlagen und Flächen beteiligt sind.

Keine der beiden Perspektiven ersetzt die andere. Ihr Wert entsteht durch ihre Verbindung. Wenn ERP und GIS auf dieselben zugrunde liegenden Informationen zugreifen, bleiben betrieblicher, kaufmännischer und räumlicher Kontext der Hafendaten über ihren gesamten Lebenszyklus erhalten.

Ein Schiffsanlauf: von der Liegeplatzzuweisung über Dienstleistungen bis zur Rechnung

Betrachten wir den Ablauf eines einzelnen Schiffsanlaufs. Vor der Ankunft muss das Schiff eingeplant und einem geeigneten Liegeplatz zugewiesen werden. Das Betriebsteam benötigt Informationen zum Schiff, zu Ankunfts- und Abfahrtszeiten, zur Ladung und zu den erforderlichen Dienstleistungen sowie zum Liegeplatz und zur umliegenden Infrastruktur.

Im Verlauf des Schiffsanlaufs entstehen weitere Informationen. Dienstleistungen werden erbracht, Ladungsmengen erfasst und Infrastruktur genutzt. Diese betrieblichen Ereignisse können auch kaufmännische Folgen haben. Leistungen werden gegebenenfalls gemäß Verträgen oder Tarifen berechnet und Schiffs- oder Ladungsdaten können weitere Hafengebühren bedingen.

Wenn ERP und GIS Teil desselben PMIS sind, kann dieser Schiffsanlauf als gemeinsame Informationsquelle für die gesamte Organisation dienen. Während des Betriebs erfasste Daten können in kaufmännische Abläufe und das Berichtswesen einfließen, ohne für jeden Zweck erneut erhoben oder eingegeben werden zu müssen. Konkret können dieselben verknüpften Daten folgende Bereiche unterstützen:

• den Hafenbetrieb, einschließlich Schiffsanläufen, Liegeplatzplanung, Ladung und Dienstleistungen;
• kaufmännische und finanzielle Prozesse, einschließlich Kunden, Verträgen, Tarifen und Rechnungsstellung;
• Anlagenmanagement, Berichtswesen und Planung, bei denen historische Betriebsdaten im Zusammenhang mit der physischen Hafeninfrastruktur betrachtet werden können.

Der Mehrwert liegt somit nicht nur in der Verringerung doppelter Dateneingaben, sondern auch darin, dass die Zusammenhänge zwischen den Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus erhalten bleiben.

Vom Hafenbetrieb zur Rechnung – ohne Kontext oder Daten zu verlieren

Die Rechnungsstellung zeigt besonders gut, warum das wichtig ist. Eine Hafenrechnung ist das kaufmännische Ergebnis eines betrieblichen Vorgangs: Ein Schiff hat den Hafen angelaufen, Ladung wurde umgeschlagen, Infrastruktur wurde genutzt, eine Dienstleistung wurde ggf. erbracht. In voneinander getrennten Systemen können sich die Rechnungsdaten jedoch zunehmend vom ursprünglichen Ereignis lösen, Kontext auf dem Weg verloren gehen.

Die Verbindung von ERP-Funktionen mit Betriebsdaten hält die Informationskette zusammen. Schiffsdaten, Dienstleistungen, Ladungsmengen, kundenspezifische Vereinbarungen und Tarife können Teil desselben Workflows sein. So lassen sich abrechenbare Vorgänge direkt aus der zugrunde liegenden Hafenaktivität ableiten. Die Finanzabteilung kann die Angaben weiterhin prüfen und freigeben, muss aber nicht erst den gesamten Vorgang rekonstruieren, um die berechneten Leistungen nachzuvollziehen.

Dadurch entsteht eine klarere Verbindung zwischen dem betrieblichen Ereignis, der erbrachten Leistung, der angewendeten Preislogik und der resultierenden Rechnung. Das unterstützt Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit und erleichtert zugleich die Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Finanzabteilung.

GIS macht ERP-Daten im Kontext des realen Hafens sichtbar

Der Nutzen wird noch deutlicher, wenn sich historische Informationen ansammeln. ERP-Daten zeigen, wie viele Schiffe den Hafen angelaufen haben, wie viel Ladung umgeschlagen wurde, welche Dienstleistungen erbracht und welche Beträge in Rechnung gestellt wurden. Sind diese Informationen mit GIS verbunden, lassen sie sich auch danach betrachten, wo die jeweiligen Aktivitäten stattgefunden haben.

Damit eröffnet sich eine weitere Perspektive auf dieselben Daten. Anstatt ausschließlich Tabellen und Berichte auszuwerten, kann der Hafen Aktivitäten mit Liegeplätzen, Flächen, Infrastruktur und Anlagen in Beziehung setzen. Die Betriebshistorie kann so Erkenntnisse über Infrastrukturnutzung, Instandhaltung, Kapazitäten und künftige Entwicklungen liefern.

Für Häfen ist diese räumliche Dimension besonders wichtig, da viele unternehmerische Entscheidungen physische Anlagen betreffen. Investiert wird in Kaianlagen, Fahrrinnen, Lagerflächen, Ausrüstung und weitere Infrastruktur. Wer die tatsächlichen Betriebsaktivitäten mit diesen Anlagen verknüpft, schafft eine bessere Grundlage für Entscheidungen über deren Instandhaltung, Weiterentwicklung und Nutzung. Darüber hinaus wird sichtbar, wie sich die Hafeninfrastruktur im Laufe der Zeit entwickelt hat.

Eine gemeinsame Datenbasis bedeutet nicht dieselben Informationen für alle

ERP und GIS miteinander zu verbinden, bedeutet nicht, dass alle Mitarbeitenden dieselbe Bildschirmansicht sehen oder mit denselben Informationen arbeiten müssen. Betrieb, Finanzabteilung, Management und Infrastrukturteams haben unterschiedliche Aufgaben und benötigen dementsprechend unterschiedliche Ansichten. So lassen sich überladene Benutzeroberflächen und unnötige Informationsmengen vermeiden.

Entscheidend ist, dass diese Ansichten auf miteinander verknüpften Informationen beruhen.

Der Hafenbetrieb kann sich auf den aktuellen Schiffsverkehr und die Dienstleistungen konzentrieren, während die Finanzabteilung Verträge und Rechnungen bearbeitet. Das Infrastrukturmanagement beschäftigen sich mit Anlagen und Instandhaltung, das Gesamtmanagement mit Kennzahlen und längerfristigen Entwicklungen. Weil die zugrunde liegenden Informationen miteinander verbunden sind, arbeiten alle auf Basis derselben betrieblichen Realität, ohne getrennte Versionen davon pflegen zu müssen.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen dem bloßen Sammeln von Daten an einem Ort und ihrer tatsächlichen Verknüpfung. Ziel ist nicht eine größere Datenbank, sondern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zur Verfügung zu stellen. Informationen sollen organisationsweit nutzbar sein, während die Zusammenhänge zwischen Betrieb, kaufmännischen Prozessen und physischer Infrastruktur erhalten bleiben.

Ein PMIS, dass die tatsächlichen Abläufe im Hafen widerspiegelt

Häfen funktionieren nicht als voneinander getrennte administrative, finanzielle und geografische Welten. Ein Schiff, das an einem Liegeplatz ankommt, die Dienstleistungen, die es erhält, die genutzte Infrastruktur und die anschließende Rechnung sind Teile desselben Prozesses. Ein gutes PMIS sollte diese Realität abbilden.

Auf diesem Gedanken beruht GISGRO: GIS und ERP werden in einer einzigen visuellen PMIS-Plattform vereint. ERP-bezogene Prozesse wie Schiffsanläufe, Dienstleistungen, Ladung, Kunden, Verträge und Rechnungsstellung lassen sich mit den geografischen Informationen, der Infrastruktur und den Anlagen des Hafens verknüpfen. So entsteht eine gemeinsame Arbeitsumgebung für die Verwaltung sowohl auf kaufmännischer als auch auf physischer Ebende des Hafens.

Das Ergebnis ist mehr als die Verfügbarkeit mehrerer Funktionen in einem System. Der eigentliche Wert entsteht durch die Verbindungen zwischen ihnen. Betriebsinformationen können zu kaufmännischen Informationen werden und die Einnahmen optimieren, ohne ihren Kontext zu verlieren. Historische Aktivitäten können die Infrastrukturplanung unterstützen, und verschiedene Teams können dieselben zugrunde liegenden Daten für ihre jeweiligen Aufgaben nutzen.

Für uns ist ein PMIS genau dann besonders wertvoll, wenn ERP die Struktur liefert, GIS den Kontext ergänzt und beide gemeinsam ein umfassenderes Bild des Hafens schaffen.

GISGRO – Kontrolliere die Daten. Kontrolliere den Hafen.